De la Word și WhatsApp la devize centralizate pentru un service auto

Context

Un service auto mic sau mediu trăiește din același flux repetitiv: intră mașina, se estimează piesele și manopera, clientul primește oferta, apoi decide dacă lasă lucrarea. Echipa e de obicei recepția plus unul-doi mecanici, lucru de pe telefon sau laptop între mașini. Nu există ERP și nici timp pentru software complicat — important e să iasă devizul clar, rapid și ușor de regăsit când clientul sună peste două zile. Proiect custom realizat de Madigitalizez pentru AIQU, testat pe date reale de atelier.

Problema

Devizul era punctul de fricțiune din ziua de lucru. Se pornea din Word sau dintr-un șablon vechi, se completa manual, se exporta PDF sau se trimitea captură pe WhatsApp. La modificări se duplicau fișiere sau se pierdea versiunea bună. Căutarea după număr de înmatriculare însemna scroll prin foldere sau mesaje. Nu exista un loc unde să vezi câte devize ai făcut luna asta sau ce total ai estimat pe piese față de manoperă. Problema nu era lipsa unui „sistem digital complet”, ci lipsa unui instrument care să țină strict de deviz.

Obiective

Soluția

Formular centrat pe înmatriculare: placa e obligatorie, iar datele clientului și ale mașinii se pot prelua automat din ultimul deviz cu aceeași placă. Linii piese și manoperă cu memorie de cont — autocomplete pentru denumiri, furnizori, producători, plus istoric prețuri ca referință vizuală, fără aplicare automată. Șabloane universale sau pe marcă și model pentru lucrări repetitive. Flux de status clar: ciornă editabilă, finalizat pentru trimis sau printat, anulat pentru istoric, cu validare la finalizare. Livrare către client: PDF la salvare, apoi print, email cu șablon personalizabil, WhatsApp cu mesaj și link PDF, plus link public securizat cu token. Căutare și statistici: listă cu filtru pe placă, filtre avansate, preseturi de perioadă și sumar pe piese, manoperă, medie deviz și statusuri.

Implementarea

Modul livrat peste infrastructura AIQU Core (autentificare, cont multi-user, trial și abonament) — proiect custom Madigitalizez. Interfața rulează la rute dedicate sub /app/deviz-auto/, cu polish UX mobil și scurtături desktop pentru recepție. Faze: MVP formular, listă și PDF; apoi șabloane, sugestii, lookup placă; căutare avansată și statistici; email, WhatsApp și share public; întărire live și numerotare robustă. Durată orientativă: circa trei luni, iterativ, cu testare pe cont demo și service pilot.

Rezultatele

Din cod și stare live: modulul e deployat și funcțional; fluxul cap-coadă există de la creare la PDF, email, WhatsApp și link public; căutarea după înmatriculare și statisticile pe perioadă sunt folosibile în producție. De așteptat, fără cifre inventate: timp mai mic la devize recurente prin șabloane și autocomplete pe placă, mai puține erori la reintroducerea datelor client, regăsire mai rapidă când clientul revine cu întrebări. Nu includem procente de productivitate decât dacă apar date reale din producție.